一
我之前所在的團隊堅持了很長(cháng)一段時(shí)間的早間分享。
每天開(kāi)完晨會(huì )之后，大家會(huì )拿出15分鐘的時(shí)間做一個(gè)工作技能或者項目案例的分享，每天一人，堅持一月有余。
由于團隊里面的高人輩出，同時(shí)這個(gè)分享結束后會(huì )有評分的機制，大家也是竭盡所能在這15分鐘內甩出自己獨有的工作技能或者是方法，以及思路。
職場(chǎng)成長(cháng)中有一種很神奇的情況：很多技能其實(shí)非常簡(jiǎn)單，但你就是不知道，也沒(méi)有人專(zhuān)門(mén)針對性的教你，但只要你稍微有機會(huì )了解一下，就會(huì )觸類(lèi)旁通，工作效率提升N++。
例如時(shí)間管理，開(kāi)會(huì )守則，如何面試，如何在上班中有效地放松頸椎……..
這些都是我在這個(gè)晨間分享會(huì )里學(xué)到的。
我也貢獻了一些自己獨有的技能，比如“運營(yíng)要讀哪些書(shū)”，“如何優(yōu)雅地與比你出色的人聊天”等等。
但它給我最大的收獲莫過(guò)于“文件管理”這項技能。
其實(shí)分享這個(gè)主題的同事當時(shí)只是粗略的介紹了文件管理的重要性，并沒(méi)有講述具體的細節操作，
但我聽(tīng)完之后思路豁然洞開(kāi)，并在余下的兩個(gè)多月內不斷摸索和實(shí)施，
卓有成效。
我的心情從此之后也開(kāi)始變得極其舒暢。
沒(méi)錯，我就是一個(gè)該死的強迫癥。
二
剛入職場(chǎng)的我堅決不喜歡看到電腦桌面上有任何零散性的文件。
例如文檔，記事本，PPT文件，表格等等……
我始終認為電腦桌面上除了軟件之外只能有文件夾，一個(gè)又一個(gè)的文件夾。
所以每當看到別人電腦屏幕上混搭著(zhù)各種文檔，PPT，表格，紅的綠的藍的凌凌亂亂的混在上面時(shí)，瞬間就莫名的狂躁。
除了零散文件的堆放，我還無(wú)法忍受桌面上擺著(zhù)五六十個(gè)文件夾，
排列整齊，像大閱兵一樣……
壓抑。
所以那時(shí)我最喜歡做的事情就是收納各種文件，像一個(gè)收納癖一樣甭管來(lái)了什么文件我都會(huì )先把它扔到文件夾去。運營(yíng)做的工作非常繁雜，尤其是當眾多項目全都交匯到了你一點(diǎn)，然后再分發(fā)出去時(shí)，
各位可以想到，
我丟失文件的情況十有八九
因為我把它們藏著(zhù)藏著(zhù)就不知道藏哪去了……
正好藉著(zhù)同事這次的分享，我決定改變這種情況。
三
我對自己文件管理方面的要求定下了幾個(gè)原則
- 必須要有邏輯性。這個(gè)很好理解。
- 扁平化管理。也就是要求自己的文件要能快速打開(kāi)，不允許為了管理而管理，到最后打開(kāi)一個(gè)文件需要點(diǎn)擊鼠標五六次。
- 一點(diǎn)進(jìn)入，無(wú)限延展。
關(guān)于最后一點(diǎn)我要說(shuō)明一下，我身邊也有朋友做文件管理做的非常不錯，我參考了一下他們的方法，發(fā)現我并不喜歡那種方式。
他們的文件管理屬于歸類(lèi)歸的很好，但隨著(zhù)項目越來(lái)越多，歸的類(lèi)也就越來(lái)越多，最后又變成了好多文件夾，然后又開(kāi)始了一輪新的歸類(lèi)……
這種文件管理沒(méi)有太強的延展性，我覺(jué)得不適合我，
經(jīng)過(guò)不斷摸索，我最終找到了一種比較適合自己的有效辦法。
四
首先，我在桌面上新建了一個(gè)文件夾，它的名字叫：
常備文件（名字不重要）
這個(gè)文件夾主要是用來(lái)放那些無(wú)法歸類(lèi)的雜項文件
一般我只在此文件夾里放三類(lèi)文件（無(wú)需在此文件里再開(kāi)三個(gè)文件夾）
先進(jìn)類(lèi)放：常用，很重要的文件
比如廣告圖的尺寸表，各種賬號密碼，一些活動(dòng)的話(huà)術(shù)文檔，回答文檔等等。
因為這些文件首先你用腦子肯定記不過(guò)來(lái)，給他們歸到什么地方都不太合適，但肯定又會(huì )經(jīng)常用到，所以這些文件要放在這里面，便于快速查找。
第二類(lèi)放：不常用，但很重要的文件
比如很多操作文檔，通用模板文件也可以放到這個(gè)文件夾里，因為它們的使用頻率并不高，但作用很大，用的時(shí)候也需要快速找到。
第三類(lèi)放：不常用，也不重要的文件
比如團隊的花名冊，通訊錄，應用市場(chǎng)的文檔等等亂七八糟的文件……重要不重要因人而異，但這些文件可能很久都不會(huì )用一次，但又不能沒(méi)有。
我在此想特別的說(shuō)明一下通用模板文件。
好的運營(yíng)一定要學(xué)會(huì )多給自己準備各種類(lèi)型的模板。
我的模板文件就不下二十個(gè)，拋開(kāi)必要的周報模板，月總結模板，PPT模板之外，我還有商務(wù)合作書(shū)模板，數據報表模板，設計需求模板，文案需求模板等等等，所以我建議各位運營(yíng)的童鞋一定要學(xué)會(huì )在工作中積累和打造自己的模板文件，便于快速開(kāi)展工作。
五
說(shuō)完了常備文件，我們再來(lái)說(shuō)第二個(gè)重要的文件夾：
全年工作文件夾
該文件夾以年為單位，用來(lái)記錄你在這一年里的所有工作?？梢怨谝?015全年工作文件夾，2016全年工作文件夾等等。
這個(gè)文件夾最重要的目的就是能把這一年的工作全都裝進(jìn)去，不獨立出任何的其他文件。
這就是我說(shuō)的“一點(diǎn)進(jìn)入，無(wú)限延展”。
那怎么延展呢？
根據你的業(yè)務(wù)不同，這里面應該至少有這么幾個(gè)文件夾
- 日常運營(yíng)工作文件
- 項目文件
- 匯報文件
- 數據文件
- 以及各種根據自己業(yè)務(wù)側重點(diǎn)來(lái)制定的獨立文件。
接著(zhù)聽(tīng)我一個(gè)一個(gè)說(shuō)。
日常運營(yíng)文件
我會(huì )在這個(gè)文件夾里再建12個(gè)文件夾，代表12個(gè)月，當然也可以工作到幾月份再臨時(shí)新建也好。每天上班之后，我會(huì )在當月文件里建一個(gè)當日的文件，用來(lái)處理今天的所有日常性的工作。
日常性的工作包括每天一些雜七雜八的小事，當日做完，當天結束，不與第二天的事情產(chǎn)生任何關(guān)聯(lián)，不連貫，構不成項目，構不成運營(yíng)的主要內容。
如果你的日常性工作是具有連貫且重要的工作，那我建議你單獨建立一個(gè)以該工作為側重點(diǎn)的獨立文件夾比較。
運營(yíng)的日常性工作應該包括很多，上傳各種內容，刪除各種內容，寫(xiě)各種文案，換廣告位，收集各種信息，
或者還有領(lǐng)導突然今天讓你寫(xiě)篇文章，明天忽然讓你出一個(gè)工作報告，后天臨時(shí)你寫(xiě)一個(gè)小的競品方案等等。
每天都要建一個(gè)新的文件夾，盡管這些工作做了之后你以后不一定會(huì )再用到，但只要做好存儲，哪怕以后用時(shí)，也能找到。
六
項目文件夾
我所知道的很多運營(yíng)的工作都是項目驅動(dòng)型。要做各種各樣的活動(dòng)，各種各樣的項目，一個(gè)接著(zhù)一個(gè)，甚至一次對接好幾個(gè)。
所以項目文件夾很重要，非常非常重要。
試想你哪一天突然想不開(kāi)辭職了，直接把該項目文件夾一壓縮，裝到U盤(pán)里就能走。
這個(gè)U盤(pán)里可都是你的核心競爭力，你說(shuō)它重要不重要。
如果你的項目特別多，每個(gè)月十多個(gè)，那我依然建議你和“日常運營(yíng)文件夾”一樣，按照月度來(lái)劃分；如果你是做長(cháng)線(xiàn)項目和大項目，那就直接在項目文件夾里建立以項目名字為命名的文件就好。
那接下來(lái)還需要做些什么呢？
項目文件里的細分同樣很重要。
比如我要做一個(gè)代號為S活動(dòng)的項目，我在項目文件里建了一個(gè)“2016X月X日S活動(dòng)”文件
接著(zhù)，我會(huì )在該文件里建立這四個(gè)文件夾
活動(dòng)策劃文件，活動(dòng)執行文件，活動(dòng)結束文件，以及“物料文件”
看到這大家是不是就很清晰了？
【活動(dòng)策劃文件】里放活動(dòng)的方案，合作的文檔等上線(xiàn)前需要準備的材料，【活動(dòng)執行文件】放該活動(dòng)期間產(chǎn)生的各種內容，名單，數據，【活動(dòng)結束文件】放活動(dòng)后的總結，報表等等。
一定要學(xué)會(huì )通過(guò)管理文件培養你對項目不同階段的理解力和感知力，盡管或許你的活動(dòng)或者項目比較小，產(chǎn)生文件并不夠多，
但我依然反對把項目期間所有的文件都扔到一個(gè)文件夾里。
活動(dòng)所需的所有物料一定要單獨放一個(gè)文件夾，這樣找的時(shí)候依然會(huì )非常方便。
七
【匯報文件夾】和【數據文件夾】相信大家應該都明白
一個(gè)放你的所有的周報，月總結，季總結，年度總結的各種文件；另一個(gè)放你所有的數據統計，記錄文件。
最后一個(gè)根據自己【業(yè)務(wù)側重點(diǎn)】而制定的獨立文件夾我需要特別說(shuō)明一下。
因為很多運營(yíng)所在的項目組，產(chǎn)品會(huì )因為用戶(hù)量，數據的上升，在不同階段有不同的工作重點(diǎn)，或者因為推廣資源的進(jìn)入或減少而需要調整工作的方向。
比如我做社區運營(yíng)之后有一陣突然被調去做鋪渠道的工作，該工作我做了兩個(gè)月，我的工作側重點(diǎn)在這兩個(gè)月內發(fā)生了變化，所以相應的我建立了一個(gè)獨立的業(yè)務(wù)文件夾，用來(lái)支持這一段時(shí)間的工作。
再比如有一陣我的績(jì)效因為一些原因差很多，我特別建立了一個(gè)叫“破釜沉舟”的文件夾，在當月僅剩一周的時(shí)候拼命做沖績(jì)效的項目，并在月底順利達成目標。
你看，我也是通過(guò)建立不同側重點(diǎn)的文件夾而標明自己的工作重點(diǎn)，以便有目標的進(jìn)行工作傾斜。當然這種文件夾不要建的太多，你的業(yè)務(wù)側重點(diǎn)老換的話(huà)至少說(shuō)明你的位置和工作權責是不斷搖擺的，這樣也不是什么好事。
當然了，有讀者可能會(huì )問(wèn)，劉瑋冬，你這種文件管理方法看似有條理，但卻會(huì )讓很多工作藏在很深的文件里，點(diǎn)開(kāi)很費勁，這不符合你快速尋找的原則啊。
是的，所以你要將當日工作文件夾和最近主要做的工作和項目文件拉到桌面來(lái)，即使你的工作再多，拉到桌面最多也就只有三四個(gè)文件，我實(shí)在不信哪位童鞋能一下跟十幾個(gè)項目。而桌面的項目文件做完后，也要記得定期拉回，總之都用創(chuàng )建文件的“快捷方式”去處理就好。
八
我的文件管理方法僅僅是提供給大家一種思路，
大家可以根據自己工作內容的不同進(jìn)行一定的因地制宜。
但快速，有邏輯，有條理的收納文件，這絕對是一項非常好的工作習慣。
當你在清晰有條理的桌面上快速找到自己想要的文件時(shí)，那種便利工作帶給你的愉悅和自信感會(huì )讓你充分的享受工作，并樂(lè )在其中。而且通過(guò)流暢，有邏輯的工作方式，對于你運營(yíng)思路的反哺，同樣是一種不可忽視的能量。我就不信工作思路混亂的人運營(yíng)也能做得好。
可見(jiàn)職場(chǎng)上帶有強迫癥也不算是一件壞事。
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